JENIS - JENIS SISTEM INFORMASI

BAB II
PEMBAHASAN

A.    Jenis jenis Sistem Informasi

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian :

1. Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakanoleh manajer. Sistem ini bekerja pada level operasional. Input pada level ini adalah transaksi dan kejadian. Proses dalam sistem ini meliputi pengurutan data, melihat data, memperbaharui data. Sedangkan outputnya adalah laporan yang detail, daftar lengkap dan ringkasan.

sistem ini tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat penting bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi sama sekali. Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). Transaction processing systems mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Transaction processing systems menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal.

Contoh :

1.    TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh Sistem Informasi Manajemen.

2.    Dalam rekening keuangan yang meliputi registrasi masuknya murid baru , baik itu pembayaran-pembayaran serta cek gaji karyawan yang meliputi sistem perhitungan gaji. Dalam inventory system yaitu Database berisi kelengkapan peralatan sarana dan prasarana sekolah serta pemeliharaan sekolah beserta murid, guru dan lingkungan sekolah, yang tujuannya untuk mengembangkan suatu sekolah agar lebih maju dan sesuai dengan apa yang diharapakan.

3.    Aplikasi Bantuan Keuangan Desa (BKD  Pemprov Jawa Timur)Aplikasi bantuan keuangan desa adalah aplikasi manajemen oprasional Program Bantuan Keuangan seluruh Desa di propinsi Jawa  timur.Aplikasi ini menangani semua proses  Mekanisme Bantuan Keuangan Seluruh desa di Jawa Timur, mulai dari proses Usulan Bantuan, Penetapan Anggaran, Perubahan Anggaran Bantuan, Pencairan Bantuan, beserta seluruh proses Pelaporan di dalamnya.

2. Office Automation Systems (OAS)

Office automation system (OAS) terkadang disebut juga dengan Virtual Office (VO), konsep OAS menggabungkan penggunaan berbagai peralatan IT (Information Technology mencakup hardware dan software) dalam berkomunikasi baik dengan satu orang/unit maupun banyak orang/unit untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless) dengan tujuan terjadinya peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas kerja. Secara sederhana konsep OAS menyambungkan beberapa peralatan IT via sebuah server. Server sebagai pusat pengendali untuk setiap workstation dan peralatan lainnya. Para pemakai (user) dapat saling berhubungan dengan pemakainya lainnya melalui server tadi. Semua informasi dan dokumen disimpan didalam server dan untuk memudahkan digunakan berbagai software yang dapat mengatur masing-masing pengguna workstation. Melalui penggunaan jaringan LAN (Local Area Network) dan Intranet serta Internet seorang user/pemakai akan dapat berkomunikasi dengan pemakai lainnya tanpa ditentukan/dibatasi oleh jarak dan waktu.

Contoh :
1.    Desktop Publishing
2.    Electronic Calender
3.    Email
4.    Electronic Spreadsheet
3. Knowledge Work System

Knowledge work systems (KWS) adalah sistem informasi yang membuat dan mengintegrasikan pengetahuan baru ke organisasi. Knowledge Work System mendukung para pekerja professional seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.
4. Informatic Management System
SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
Contoh :
1.     SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LELANG/ TENDER
E-Procurement ( E-PROC)
Salah satu penerapan kemajuan teknologi telematika dalam mendukung proses bisnis adalah dalam proses pengadaanbarang/ jasa, sehingga proses tersebut akan lebih transparan, efektif dan efisien. Pemanfaatan e-Procurementmenjadikan proses pengadaan dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien dengan prinsip persaingan sehat, transparan, terbuka dan perlakuan yang adil bagi semua pihak, sehingga hasilnya dapat dipertanggung jawabkan baik dari segi fisik, keuangan, maupun manfaatnya bagi kelancaran tugas Pemerintah/ Perusahan.Aplikasi electronic Procurement atau e-Procurement adalah suatu aplikasi yang digunakan untuk mengelola pengadaan barang/ jasa berbasis internet yang didisain untuk mencapai suatu proses pengadaan barang/ jasa yang efektif, efisien dan terintegrasi.Aplikasi e-Procurement memiliki fasilitas transaksi antara Buyer dan Supplier. Yang dimaksud dengan Buyer adalah pihak yang akan melakukan proses pembelian barang/ jasa. Supplier adalah pihak-pihak yang berfungsi sebagai pemasok barang/ jasa yang dibutuhkan oleh Buyer.
Keunggulan e-Procurement
Tidak adanya batas ruang dan waktu karena menggunakan teknologi berbasis internet.
 Proses pengadaan barang dapat diikuti oleh pemasok secara terbuka.
 Proses dalam setiap tahapan pengadaan akan dengan mudah diikuti / diawasi oleh seluruh takeholder.
 Proses akan berlangsung secara :
a. Efisien,
b. Efektif,
c. Terbuka dan bersaing,
d. Transparan,
e. Adil/ tidak diskriminatif,
f. Akuntabel.
 Akan lebih mendorong terjadinya persaingan antar pemasok yang lebih sehat.
 Mencegah tindakan kolusi, korupsi dan nepotisme ( KKN) dalam pelaksanaan pengadaan barang/ jasa.
Manfaat e-Procurement
1. Mendapatkan Harga Pembelian Barang yang terkontrol.
2. Mempercepat Waktu Proses Pengadaan.
3. Proses pengadaan akan lebih transparan.
4. Mereduksi biaya pengadaan barang/ jasa.
5. Menghemat sampai dengan 50% anggaran.
6. Memperlancar Komunikasi Buyer – Supplier.
7. Pelayanan yang baik kepada Supplier.

B.    Jenis-Jenis Keputusan
Pembuatan keputusan dapat didefinisikan sebagai penentuan serangkaian kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Pembuatan keputusan ini tidak hanya dilakukan oleh para manajer puncak namun juga para manajer tingkat menengah dan bawah (lini pertama).
Dalam kondisi kepastian (certainty), para manajer mengetahui apa yang akan terjadi pada waktu yang akan dating dikarenakan tersedianya informasi yang akurat, terpercaya, dan dapat diukur sebagai dasar keputusan.
Dalam kodisi ketidakpastian (uncertainty), manajer tidak mengetahui probabilitas bahkan mungkin tidak mengetahui kemungkinan hasil-hasilnya. Kondisi-kondisi ketidakpastian pada umumnya adalah keputusan-keputusan kritis dan paling menarik.
Keputusan yang dilakukan oleh manajer tingkat atas sifatnya rutin dan berulang-ulang, ini disebut keputusan terprogram atau keputusan terstruktur. Terprogram bukan berarti keputusan itu dibuat oleh program computer, tetapi berupa suatu kumpulan prosedur yang dilakukan secara berulang-ulang dan keputusan pada tingkat yang lebih tinggi sifatnya lebih tidak terprogram atau lebih tidak terstruktur.
Secara ringkas keputusan oleh manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam 3 (tiga) jenis, yaitu :
a.    Keputusan tidak terstruktur (non programmed decision)
Adalah keputusan yang sifatnya adalah tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini dilakukan oleh manajemen tingkat atas (top manajer).
b.      Keputusan setengah terstruktur (semi programmed decision)
Adalah keputusan yang dapat deprogram. Keputusan tersebut masih membutuhkan pertimbangan-pertimbangan dari si pengambil keputusan. Keputusan seperti ini sifatnya rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan secara analisis yang rinci.
c.    Keputusan terstruktur (programmed decision)
Adalah keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan, atau prosedur. Keputusan-keputusan yang duhasilkan sifatnya rutin dan berulang-ulang
C.    Sistem Pemrosesan Transaksi 
  Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan)adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi,misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.




Komponen-komponen  Pemrosesan Transaksi
Seperti layaknya suatu sistem, komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses, Penyimpanan, Output.

Input
Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.

Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

Tujuan dari formulir :
1. Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
2. Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record Management.

Pertimbangan dalam merancang formulir :
1. Menentukan kebutuhan formulir.
2. Merencanakan formulir yang akan dibuat.
3. Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.
4. Mengawasi penggunaan formulir.
5. Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.
6. Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.
Proses
Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi.
Jenis jurnal :
Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.
Langkah Perancangan Jurnal
1. Identifikasi karakteristik transaksi.
2. Buat jurnal standar.
3. Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.

Penyimpanan
Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”
Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi.

Macam-Macam File penyimpanan :
1. Master File
 Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.
2. File Transaksi
 kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file. Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.
3. File Indeks
 Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).

4. File Tabel
 Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.

Keluaran
Terdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.

Tugas Pokok Sistem Pengolahan Transaksi
Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:

1. Pengumpulan Data :
 Setiap organisasi yang ber-interaksi langsung denganlingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yangmengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.

2. Manipulasi Data :
 Data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulusebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasiatau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugasmanipulasi data adalah sebagai berikut:

a. Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurutjenis kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.
b. Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencariandata, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.
 c. Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnyamenjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlahhutang pelanggan, dsb.
d. Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa datamenjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.

3. Penyimpanan data :
data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siapmemenuhi kebutuhan para pengguna.

4. Penyiapan dokumen :
beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhikeperluan unit-unit kerja dalam organisasi.
 Tujuan Pemrosesan Transaksi
Pertukaran ekonomi dengan pihak-pihak eksternal (berupa : pembelian persediaandan penjualan barang dan jasa) dan internal (berupa : penyusutan aktiva tetap dan aplikasi tenaga kerja
D.    Sistem Pemandu Keputusan
Sistem Pemandu Keputusan ( Decision Support System atau DSS ) adalah sistem informasi yang bertujuan untuk membantu manajemen puncak dalam mengambil keputusan yang tidak terstruktur.Disebut perusahaan tidak terstruktur karena masalahnya tidak jelas,jalan keluarnyapun juga tidak jelas.Keputusan tidak terstruktur sifatnya tidak rutin.
Contoh : Perusahaan transportasi bis Wahana,memiliki trayek Jakarta-Semarang pulang pergi dan sudah beroperasi sejak lima tahun yang lalu.Meskipun tiras penjualan sudah cukup baik,namun mulai tahun depan,manajemen tidak membuka jurusan baru,yaitu Jakarta-Surabaya.Untuk mengambil keputusan yang belum pernah diambil sebelumnya,sudah barang tentu manajemen puncak menghalangi kesulitan.Mereka tidak tau berapa tarif yang harus ditawarkan kepada penumpang,jam berapa sebaiknya dari Surabaya atau dari Jakarta,dan fasilitas apa saja yang harus diperoleh oleh penumpang.
Untuk memecahkan masalah ini,manajemen perusahaan perlu menganilisi berbagai hitungan dengan angka,yang hampir semua angkanya adalah angka perkiraan .Untuk mengambil keputusan apakah jurusan baru perlu dibuka atau tidak,manajemen akan mempelajari apakah jalur Jakarta-Surabaya menguntungkan.Untuk melakukan analisis ini manajemen banyak menggunakan data fiktif.Data Fiktif adalah data yang tidak bersifat sungguhan,tetapi tidak rasional untuk pertimbangan manajemen.
E.    Sistem Pakar
Sistem Pakar ( Expert System disingkat AI/ES ) seringkali disamakan dengan kepandaian buatan ( Artificial Intellegence disingkat AI ).Ada juga penulis yang berpendapat kedua sistem informasi  ini sama.Artificial Intellegence adalah kepandaian buatan,yang belum tentu manusia memiliki kepandaian itu,misalny adalah mencocokkan suara orang apakah dia berbohong atau tidak.Sedangkan Expert System ( sistem pakar ) adalah sistem yang menampung berbagai keahlian yang dimiliki oleh para pakar,sehingga orang yang kemampuannya biasa akan dapat bertindak seperti orang pakar.AI/ES sangat bermanfaat bagi orang yang tidak berpengalaman.Meskipun demikian untuk merancang sistem pakar tidaklah mudah.Kesulitan utama adalah merumuskan kepandaian seseorang kedalam suatu sistem,sehingga mudah dipakai lagi di sistem yang lain.
F.    Variasi Sistem Informasi
Selain penggolongan seperti yang telah diuraikan di atas,sistem informasi dapat digolongkan dengan cara lain,misalnya berdasarkan fungsi organisasi atau fungsi perusahaan.Berdasarkan fungsi yang ada di dalam organisasi atau perusahaan,sistem informasi dapat digolongkan menjadi beberapa jenis berikut:
•    Sistem informasi akuntansi,yaitu yang mencatat dan mengolah data akuntansi serta menyajikan informasi akuntansi.
•    Sistem informasi produksi,yaitu sistem yang mstem pencatat dan mengolah data produksi serta menyajikan informasi yang berhubungan dengan produksi.
•    Sistem informasi pemasaran,yaitu sistem yang mencatat dan mengolah data pemasaran  sistem serta menyajikan informasi yang berkaitan dengan pemasaran
•    Sistem otomatisasi kantor ( affice automation system ),adalah merupakan sistem informasi yang bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat berrbagai pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan kantor.
Cara lain menggolongkan sistem informasi seperti yang diuraikan oleh James O’Brien adalah sebagai berikut :
1.    Berdasarkan dukungannya pada kegiatan perusahaan,informasi dapat di golongkan sebagai berikut :
a)    Transaction processing system ( sistem pemrosesan transaksi ) yait sistem yang digunakan untuk mencatat dan megolah data transaksi sehari-hari.
b)    Process control sistem ( sistem pengendalian proses ) yaitu sistem  informasi yang digunakan untuk menjamin agar berbagai proses dan kegiatan yang dijalankan perusahaan dapat berlangsung dengan baik.
c)    Enterprise callaboration system ( sistem kalaborasi perusahaan ) yaitu sistem informasi yang dapat digunakkan untuk menggabungkan keluaran berbagai sistem informasi yang dimiliki oleh perusahaan sehingga para manajer dapat dengan mudah menilai kinerja perusahaan.
2.    Berdasarkan hubungan dengan dukungan  pembuatan keputusan,sistem informasi dikelompokan  menjadi tiga kelompok yaitu:
a.    Sistem informasi manajmen yaitu sistem informasi yang menyediakan berbagai bentuk informasi melalui berbagai media atau melelui tampilan dan suara.
b.    Sistem pendukung keputusan yaitu sistem yang mendukung manajmen dalam membuat keputusan dengan memberikan usulan  berbagai alternatif jalan keluar.
3.    Berdasarkan klasifikasi lain sistem informasi dapat dilihat dengan berbagai cara sehingga relatif lebih banyak jenisnya.Jenis-jenis informasi yang ada adalah sebagai berikut:
a)    Sistem pakar (expert system ) yaiu siste yang memiliki kemanpuan untuk menyimpan tau merumuskan kepakaran seseorang sehingga bisa dipakai oleh orang lain
b)    Sistem manajemen pengetahuan ( knowledge management system ) yaitu sistem informasi yang digunakan untuk mengeloa pengetahuan sehingga pembuat keputusan yang baru tidak perlu belajar lagi.
c)    Sistem informasi strategis ( strategy information system ) yaitu sistem informasi yang dirancang untuk menghasilkan berbagai informasi strategi,untuk membuat keputusan strategis pula.
d)    Sistem informasi biasni ( business information system ) yaitu sistem informasi yang digunakan untuk menghasilkan berbagai informasi yang berhubungan erat dengan kegiatan utama perusahaan.
e)    Sistem informasi terintegrasi ( integratd information system ) yaitu sistem informasi yang di rancang untuk mengintegrasi berbagai sistem yang ada di dalam maupun diluar perusahaan.


BAB III
PENUTUP

    Kesimpulan
    Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu system manusia/mesin yang terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung fungsi-fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan di dalam organisasi. Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.